zrsPOS — Acordo de Tratamento de Dados

Versão 1.1 · 22 de outubro de 2026

Este Acordo de Tratamento de Dados ("Acordo") é celebrado entre:

• Responsável pelo tratamento: o comerciante que instala o zrsPOS na sua loja Shopify ("Comerciante"); e
• Subcontratante ("zrsPOS"):
  • Nome: [Nome], com a designação comercial zrsPOS
  • Morada: [morada]
  • NIF: [NIF]
  • Contacto: support@zrspos.com
  • Encarregado de proteção de dados: não designado (não é exigido para estes tratamentos)

Aplica-se aos tratamentos de dados pessoais que o zrsPOS realiza por conta do Comerciante, nos termos do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e da Lei n.º 58/2019. É um anexo aos Termos de Serviço do zrsPOS e aplica-se desde o momento em que o Comerciante instala o zrsPOS. Os compromissos deste Acordo valem por si: não dependem de nenhuma outra cláusula dos Termos.

1. Objeto e finalidade

O zrsPOS faz com que o programa de faturação certificado do próprio Comerciante (SAGE) emita e retifique documentos fiscais portugueses para as vendas feitas no Shopify POS do Comerciante. Os documentos abrangidos são faturas, faturas simplificadas, faturas-recibo, notas de crédito e documentos de devolução.

O zrsPOS também:

• imprime esses documentos e guarda cópias deles;
• faz o fecho das caixas do Comerciante;
• quando o Comerciante o ativa, prepara formulários Tax Free da Global Blue através da conta Global Blue do próprio Comerciante.

O tratamento limita-se ao que isso exige.

2. Natureza e duração

O tratamento é automatizado e desencadeado por duas vias:

• os eventos da loja Shopify do Comerciante (encomendas, devoluções, trocas);
• os colaboradores do Comerciante, quando usam o admin do zrsPOS, as extensões do POS e a app zrsTaxFree no tablet.

Dura enquanto o zrsPOS estiver instalado, acrescido dos prazos de conservação da secção 9.

3. Dados pessoais e titulares

Titulares dos dados:

• os clientes do Comerciante (compradores na caixa);
• os viajantes para quem é preparado um formulário Tax Free;
• os colaboradores do Comerciante cujas ações ficam registadas.

Categorias de dados pessoais:

A leitura do passaporte. O tablet com a app zrsTaxFree envia ao servidor do zrsPOS uma imagem da zona de leitura ótica do passaporte. O servidor lê-a por reconhecimento de texto, em memória, e devolve os campos para os colaboradores do Comerciante confirmarem. A imagem não é guardada.

Não há dados de cartões de pagamento nem categorias especiais de dados.

Fundamentos de licitude ao dispor do Comerciante:

• para os documentos fiscais, o cumprimento de uma obrigação legal (legislação portuguesa de faturação e de IVA);
• para os formulários Tax Free, a execução de um contrato e o pedido do próprio viajante.

4. Instruções do responsável pelo tratamento

O zrsPOS trata dados pessoais apenas segundo as instruções documentadas do Comerciante. Essas instruções são:

• a configuração que o Comerciante define no admin do zrsPOS;
• os eventos que a loja Shopify do Comerciante envia;
• as ações dos colaboradores do Comerciante nas extensões do POS e na app zrsTaxFree.

Com base nessas instruções, o zrsPOS, em especial:

• procura os clientes no SAGE do Comerciante pelo NIF ou pelo email. Quando não encontra um cliente, cria lá uma ficha com nome, NIF, email, telefone e morada;
• escreve a referência do documento emitido na encomenda Shopify;
• guarda o NIF recolhido na caixa na encomenda e, quando há um cliente associado à venda, também no cliente Shopify;
• guarda na encomenda o nome, o país e o número do documento do viajante, nas vendas Tax Free;
• envia os dados do viajante à Global Blue para preparar um formulário Tax Free, usando a conta Global Blue do Comerciante;
• envia um documento por email ao cliente quando o Comerciante o decide. O email segue em nome do Comerciante, a partir do endereço do zrsPOS ou do endereço de envio verificado do próprio Comerciante.

O zrsPOS informa o Comerciante se considerar que uma instrução viola a legislação de proteção de dados. O zrsPOS não usa os dados para fins próprios e nunca os vende.

5. Confidencialidade

Só têm acesso as pessoas que dele precisam para operar o serviço, e todas estão vinculadas a obrigações de confidencialidade. Os acessos são revistos pelo menos de seis em seis meses.

6. Medidas de segurança (art. 32.º)

As medidas estão descritas na Estratégia de Prevenção de Perda de Dados e na Política de Resposta a Incidentes de Segurança do zrsPOS, e resumidas no Anexo B:

• Separação entre lojas, garantida no código. Cada registo está associado à loja do Comerciante, e um teste automático impede que alguma consulta à base de dados chegue, sem ser detetada, aos dados de outra loja.
• Credenciais cifradas. As credenciais do Comerciante (chave do SAGE, token Shopify, credenciais Global Blue) são cifradas na aplicação com uma chave própria do Comerciante. Essa chave está, por sua vez, selada com uma chave mestra guardada apenas no ambiente de alojamento.
• Ligações. O zrsPOS usa TLS em todas as ligações que controla.
  • A ligação ao SAGE do Comerciante usa TLS quando o SAGE o disponibiliza, o que o zrsPOS recomenda vivamente.
  • O modo de impressora "Direto", pensado para demonstrações e testes, envia os talões sem cifra para o endereço público da impressora, através de uma porta que o Comerciante abre no seu router. Os outros modos de impressão não precisam de portas abertas e ligam-se ao zrsPOS por TLS.
  • O armazenamento e as cópias de segurança são cifrados pelo fornecedor de alojamento.
• Registos e acessos. Os pedidos ficam registados, autenticados e identificados por loja. Há limites de pedidos por loja e não há contas de operador partilhadas. Todas as contas de infraestrutura usam autenticação de dois fatores.
• Desenvolvimento e testes. Fazem-se em ambientes de teste separados e, com o acordo do comerciante, com os dados desse comerciante.

7. Subcontratantes ulteriores

O Comerciante dá autorização geral aos subcontratantes ulteriores indicados no Anexo C. O zrsPOS avisa o Comerciante com pelo menos 30 dias de antecedência antes de acrescentar ou substituir algum. O Comerciante pode opor-se por motivos razoáveis de proteção de dados; nesse caso, qualquer das partes pode pôr fim ao serviço afetado.

As entidades seguintes recebem dados pessoais porque o Comerciante as usa. Não são subcontratantes do zrsPOS:

• A Shopify, plataforma da loja do Comerciante e origem dos dados das encomendas, ao abrigo do contrato do próprio Comerciante com a Shopify.
• A Global Blue, fornecedor Tax Free do próprio Comerciante, ao abrigo do contrato do Comerciante com a Global Blue, e apenas quando o Comerciante ativa a função Tax Free.
• A instalação SAGE do Comerciante (e quem a aloja por conta dele), o programa de faturação certificado do próprio Comerciante, sob o seu controlo.

8. Transferências internacionais

O alojamento e a base de dados do zrsPOS funcionam na União Europeia. Alguns subcontratantes ulteriores são empresas dos EUA e podem tratar dados nos Estados Unidos.

Para essas transferências, o zrsPOS recorre ao Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA quando o subcontratante ulterior está certificado ao abrigo dele. Caso contrário, recorre às cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia incluídas nos termos de tratamento de dados desse subcontratante.

9. Conservação e apagamento

Enquanto o zrsPOS está instalado:

• Eventos Shopify são guardados completos durante 90 dias (para novas tentativas e auditoria). Depois são reduzidos a um esqueleto sem dados pessoais: número da encomenda, totais, linhas, loja, meio de pagamento.
• Registos de emissão: o email e o telefone são retirados do pedido e da resposta de um registo de emissão concluído ao fim de 90 dias.
• Trabalhos de impressão: o conteúdo do talão é apagado ao fim de 30 dias. Num documento fiscal fica o registo de que o talão foi impresso, para que uma impressão posterior saia como 2.ª via.
• Fechos de caixa (totais, numerário contado, identificador de quem fechou) são guardados como registos da atividade, tal como os documentos que resumem.
• Dados do passaporte (Tax Free) são apagados 7 dias depois de terminada a sessão Tax Free. A cópia de um formulário Tax Free emitido é guardada para reimpressão até um pedido de apagamento para essa encomenda ou até à desinstalação.
• Documentos fiscais (dados de identificação, morada, transação e fiscais) são guardados pelo prazo durante o qual a lei fiscal portuguesa obriga o Comerciante a conservá-los (atualmente 10 anos). Esta conservação é uma obrigação legal do Comerciante, e o zrsPOS guarda a sua cópia por conta dele. Os originais certificados estão no SAGE do próprio Comerciante.
• Campos de contacto (email, telefone) não fazem parte do registo fiscal. São apagados a pedido (secção 10) e depois da desinstalação.

Depois de o Comerciante desinstalar o zrsPOS, a Shopify envia o aviso shop/redact 48 horas depois. O zrsPOS apaga então:

• a configuração, as credenciais e a chave de cifra do Comerciante;
• as impressoras e os dispositivos;
• os modelos de documento e as definições do fecho de caixa;
• o endereço de envio, que é também removido do fornecedor de email;
• os eventos Shopify;
• o conteúdo dos trabalhos de impressão;
• todas as sessões Tax Free e cópias de formulários.

Apaga também os campos de contacto dos documentos fiscais e dos registos de emissão que guarda pelo prazo legal acima. Os fechos de caixa mantêm-se. Os dados apagados podem permanecer nas cópias de segurança cifradas do fornecedor da base de dados até essas cópias serem substituídas. Se o Comerciante reinstalar o zrsPOS antes de o aviso chegar, nada é apagado.

O zrsPOS não guarda arquivo nem oferece exportação depois da desinstalação. O Comerciante pode fazer reimpressões e transferências dos seus documentos enquanto o zrsPOS está instalado; o seu arquivo legal é o seu próprio SAGE.

10. Direitos dos titulares

O zrsPOS ajuda o Comerciante a responder aos pedidos dos titulares. Fá-lo através dos webhooks de conformidade obrigatórios da Shopify:

• Acesso (customers/data_request): o zrsPOS regista o pedido e alerta a sua equipa por email. No prazo de 30 dias entrega ao Comerciante os dados pessoais que detém sobre as encomendas indicadas.

• Apagamento (customers/redact): para as encomendas em causa, o zrsPOS:

  • apaga o email e o telefone em todos os sítios onde os copiou (documentos, registos de emissão, eventos, vales de crédito);
  • reduz os eventos ao esqueleto sem dados pessoais;
  • apaga os dados do passaporte e a sua cópia do formulário Tax Free.

  O nome, o NIF e a morada ficam no documento fiscal, porque a sua conservação é uma obrigação legal do Comerciante. O zrsPOS regista este resultado e o seu fundamento, para que o Comerciante possa responder ao titular. A ficha de cliente que o zrsPOS criou no SAGE do Comerciante é gerida pelo Comerciante.

O registo destes pedidos guarda o identificador Shopify do cliente, os números das encomendas e uma impressão digital irreversível do email, nunca o próprio endereço.

Os pedidos que o zrsPOS receba diretamente são encaminhados ao Comerciante sem demora injustificada.

11. Violação de dados pessoais

O zrsPOS notifica o Comerciante sem demora injustificada e, em qualquer caso, nas 24 horas seguintes à confirmação de que uma violação afeta os dados do Comerciante. A notificação inclui a informação de que o Comerciante precisa para a sua própria notificação à CNPD (no prazo de 72 horas) e, quando exigido, aos titulares. A resposta segue a Política de Resposta a Incidentes de Segurança.

12. Assistência, auditorias e registos

O zrsPOS ajuda o Comerciante nas avaliações de impacto sobre a proteção de dados e nas consultas prévias, quando o tratamento as justifique. Mantém registos das suas atividades de tratamento e disponibiliza a informação necessária para demonstrar o cumprimento.

O Comerciante pode auditar o cumprimento deste Acordo pelo zrsPOS uma vez por ano, com aviso prévio de 30 dias, ou sem aviso na sequência de uma violação de dados. A auditoria faz-se primeiro por questionário escrito, e por inspeção quando o questionário não for suficiente.

13. Duração e efeitos da cessação

Este Acordo vigora enquanto o zrsPOS tratar dados pessoais por conta do Comerciante. Quando cessar, o zrsPOS apaga os dados nos termos da secção 9, exceto quando a lei exigir a sua conservação.

14. Responsabilidade e prevalência

Cada parte responde pelos danos causados pelo seu próprio incumprimento deste Acordo ou do RGPD, nos termos do artigo 82.º do RGPD e da lei portuguesa. Nada neste Acordo limita a responsabilidade de qualquer das partes perante os titulares dos dados, nem pelo seu próprio incumprimento do RGPD.

Em matéria de dados pessoais, este Acordo prevalece sobre os Termos de Serviço e sobre qualquer outro acordo entre as partes relativo ao zrsPOS.

Anexo A — Resumo do tratamento (art. 28.º, n.º 3)

Anexo B — Medidas técnicas e organizativas (art. 32.º)

As medidas abaixo estão em vigor. Estão descritas em pormenor na Estratégia de Prevenção de Perda de Dados e na Política de Resposta a Incidentes de Segurança do zrsPOS. Cópia de qualquer delas é enviada a pedido, para support@zrspos.com.

Anexo C — Subcontratantes ulteriores

Lista completa dos subcontratantes ulteriores autorizados à data desta versão:

A Shopify, a Global Blue e o SAGE do próprio Comerciante não são subcontratantes do zrsPOS (secção 7).

As alterações a este Anexo seguem o processo de aviso e oposição da secção 7.